I den bästa av världar ska både budget och affärsplan sättas baserat på den överenskomna strategin och de nödvändiga åtgärder strategin medför. Det jag märker är dock att ofta görs budgeten i stor utsträckning frikopplat från strategin, ofta mer beroende av historik och som en extrapolering från föregående års siffror. Affärsplanen kan sedan i sin tur också göras mer eller mindre frikopplat, med budgeten som ram, för att maximera kortsiktiga mål och försäljning. Problemet som då uppstår är att de för strategin nödvändiga åtgärderna i linjeverksamheten inte kommer genomföras. Det som återstår är de strategiska åtgärderna som drivs som separata initiativ i projektform.
Vi kommer då få ett antal kostsamma projekt som har den överenskomna strategin som mål, men vi har en linjeorganisation som drivs av andra mål, med följden att projektens önskade verksamhetseffekter inte blir av och därmed kommer vi inte att kunna genomföra strategin.
Vad bör vi då göra? Det första är att säkerställa att vi har en definierad och överenskommen strategi innan arbetet med budget börjar. Strategin måste också brytas ner på varje avdelning med budgetansvar, inklusive beskrivning av de nödvändiga åtgärderna som måste genomföras. Avdelningens åtgärder, och deras påverkan på både resultat och resurs, måste ägas av avdelningens chef och överenskommas uppåt. Åtgärderna och deras påverkan ligger sedan som en komponent till budgetarbetet.
Affärsplanen (i dess breda betydelse oavsett man har en gammal hederlig affärsplan eller business canvas eller annat verktyg) bör då inkludera de åtgärder vi ska genomföra under överskådlig tid. En stor komponent i det är att nå strategin, andra delar som ingår kan vara av mer kortsiktig natur, exempelvis kostnadsbesparingar. Det vi då kan göra är att bedöma de övriga åtgärdernas påverkan på strategin och om de är förenliga eller inte. Ofta är just kostnadsbesparingar, eller undvikande av kostnader, önskvärt av den som följer upp budgeten men kan vara i konflikt med strategin.
Ett exempel är om den valda strategin bygger på ”Bäst produkt” eller ”Customer intimate” kommer kontinuerlig utbildning av medarbetarna vara nödvändig, samtidigt är det en kostnadspost som är relativt enkel att stryka om man sitter några nivåer upp. När vi kopplar utbildning av medarbetarna till strategin och affärsplanen visualiseras effekterna på ett tydligare sätt.
En orsak till de här utmaningarna är att olika personer är inblandade i de olika aktiviteterna och de levereras till olika målgrupper. Strategierna går via verksamheterna, budgetarna går via ekonomiavdelningen, och tillsammans är det en internpolitisk fråga lika mycket som, eller mer, en fråga om att driva verksamheten i en överenskommen riktning.
Poängen är att vi kan koppla strategi, budget och affärsplan på ett tydligt sätt. Det handlar om att säkerställa att verksamhetens strategier och budget ska presenteras och överenskommas på samma möte och med samma personer högst upp i påverkad organisation. För att åstadkomma det måste vi dels bryta ner strategin på respektive avdelning på samma sätt som vi kräver att budgeten ska brytas ner. Vi måste också presentera och aggregera de båda uppåt på likartade sätt.
Införande av Strategi & Förändringsledning 
Kommentera